電子印鑑は本物のはんこから作成しよう

毎日のビジネスで業務をこなす中で、多くの見積書や請求書などのビジネス文書に触れ、印鑑を使用したり押印することもあるでしょう。

会社でよく使われている印鑑の種類と、電子印鑑を使うメリット、押印の効力について説明したいと思います。

印鑑には様々な種類があり、角印や法人印、認印などを使用していると思いますが、はんこに共通する役割は、本人またはその法人が押印したことを証明することと、ビジネス文書や書類が不正に改ざんされていないことを証明することの2点です。

押印する書類には重要度や種類が違い、押印する印鑑や役割も変わります。一般的に使用されている印鑑の種類については後ほど解説します。

以上は本物の印鑑について説明ですが、電子印鑑は本物の印鑑と違って、データ化された印鑑(印影)なので実態はありません。

しかし、その利便性は高く、電子印鑑をPDFファイルなどの電子文書へパソコンやスマートフォンを使って捺印することが可能で、在宅勤務やテレワークでは有効です。

ワードやエクセルで作成した請求書や見積書などのビジネス文書に電子印鑑を押印する方法としては、無料オンライン画像編集ソフトPIXLR Xで本物のはんこから電子印鑑を作成することが有効です。

ワードやエクセルの書類に電子印鑑を押印してPDFに変換すると、メールで見積書や請求書を送る際の作業効率が一気に向上するので、いちいち紙に印刷して押印する手間が省けます。

電子印鑑の作成は無料のウェブアプリを使うので、費用は一切かかりません。社印や認印が必要な書類をワードやエクセルで作成されている方は、ぜひはんこを電子印鑑に変更してみてください。

さらに簡単な電子印鑑の作成方法としては、無料で印影背景を透明化できる「印鑑透過」で電子印鑑を作成することができます。

無料ツールのPIXLRが使えない場合や、もっと手軽な方法で電子印鑑の作成を試してみたいという方は参考にしてください。

脱炭素化や環境保護のため、オフィスのペーパーレス化が求められています。また、働き方改革でテレワークが推進され、業務時間の短縮化が求められています。

それによって、電子印鑑は今後ますます必要性が高まっていくはずです。この記事で電子印鑑の活用方法を学んで、ビジネスに活かしてください。